3個方法精進《專案管理》的能力,提升職場競爭力

by Tedyu

就算不是專案經理,也能透過自我訓練與實際應用,

提升專案管理的能力。

4個專案管理學習過程中常見的問題

不管你是即將畢業的大學生,想多學點專案管理的技巧,好為面試籌碼做更多預備?

或是初入職場的社會新鮮人,想透過專案管理的機會快速成長,爭取升遷或表現的機會?

還是正打算轉職發展,往專案經理之路前進的有為青年?

又或者單純對專案管理感興趣,想多學點知識的積極學習者?

我想,在學習專案管理(Project Management)的過程之中,或多或少,我們都曾遇到過這些問題:

  1. 想學習專案管理,但是不知道該如何開始?
  2. 學了專案管理的基本概念,但是不懂應該如何實際應用?
  3. 我只是一個小職員,沒有實際管理專案的權限與機會?
  4. 未來想朝專案經理發展,想多增加一些專案管理的經驗累積?

想要精進專案管理的能力,一點都不難。相反地,超簡單,無非就是熟能生巧!我將告訴你三種自我訓練的方法,讓你在生活、職場與生涯規劃中都能應用並精進自己的PM技巧。

建立專案管理的基本認知共識

首先,我們先建立對專案管理認知的基本共識。一個專案至少包含「時間、預算、範疇」三元素,也就是所謂專案鐵三角。而專案管理做得好,通常會有三個指標「如期、如質、如預算」。換句話說,專案必須根據特定的目標,利用有限的資源,達到預期的成效。而在專案執行的過程中,我們會分為至少四個階段「啟動、規劃、執行(與監控)、驗收」。

如果你對以上的觀念還不是很清楚,我建議你可以先參考《一碗泡麵的時間,教你學會專案管理的基本概念》,建立基本觀念後,再進一步的精進專案管理的能力!

如果你已經具備專案管理(Project Management,PM)的基本概念,就讓我們正式進入主題吧。

3個精進專案管理能力的方法

【做中學】從生活案例情境中代入PM的技巧,到哪都能實際應用

【學中做】學OTPR敏捷工作法,小職員也能在職場中導入PM的技巧

【自己做】將PM技巧應用於學習/興趣/求職面試,累積專案作品集

一、做中學從生活案例情境中代入PM的技巧,到哪都能實際應用。

在生活周遭,是否有那些讓你覺得繁瑣、浪費時間、執行無效率卻又必須完成的事情呢?好比說:晾衣服、洗碗、掃地、拖地、煮飯等家務事。而這些,都可以是一個專案管理的練習機會,甚至還能因次開創一番事業。

先說說我自己的經驗。

過去偶爾下廚的我,準備一頓飯可能需要耗費一小時,弄得大汗淋漓、凌亂不堪。恰逢WFH期間,多了很多叫外送與下廚的機會,但幾周下來,外送餐費支出驚人、而下廚也依舊是耗神費力。

啟動與規劃

於是,我便給自己兩周的時間,目標是精進家常菜的料理廚藝,以每天至多250元的食材費自行下廚,減少餐費支出,同時提升備餐速度與整潔度、還能吃得更健康。我想最壞的打算,就是煮出黑暗料理,流淚也要吞下去...

我規劃利用晚上時間,事先蒐集觀看別人料理教學的影片,按照步驟一步步拆解並模仿起來,減少失敗的風險。隔天早上採買食材,並於午、晚餐實際試驗。同時也詢問廚師朋友,如何挑選菜品與市場行情價範圍,便於找到最實惠的價格與品質。

執行與驗收

透過網路影片的自學,我掌握了快速上菜與廚房整潔的要訣-事先備料做預處理、事前安排操作流程。事先備料做預處理,可以排除在製作過程中的食材缺漏地不確定風險,另外透過製作流程的計畫安排,可以有效減少等待時間,並找到可利用的零碎時間。例如在蔬菜沖水清洗的同時,一邊處理肉類的分切、與佐料的調配準備,同時鍋中開火燒水備用,利用零碎的時間,同步收拾、清理廚房,把單位時間的工作效率發揮到最大。

當然也透過教學影片的模仿與一步步實際操作,精進了廚藝並學習了新菜色。另一方面,為了降低食材採購費用與外出群聚風險,我事先規劃好本周菜單,到菜市場一次買齊一周所需食材,同時準備些許冷凍食品。

經過兩周的努力與實踐,我想就算沒有拿到特級廚師的資格,也應該擁有丙級廚師的水準吧!

再看看別人的案例。

你的家中是否也有隻「好神拖」呢?好神拖的點子來源,最早來自在花蓮開餐廳的丁明哲,因為每天重複著相同的清潔工作,觀察到直式拖把的結構設計問題,導致在清理牆腳與桌櫃底下時無法有效清潔乾淨,造成使用上的不便。

於是,他便有了提升拖地掃地的效率,並改善直式拖把使用上的不便的目標。

他思考並拆解在拖地清潔過程中的步驟與流程與造成不便的原因後,便自行設計出了扁平造型、可彎式的圓形拖把,360度的清潔範圍,解決直面拖把在邊角上清理不易的困擾,可彎式拖把桿,更方便深入桌底與櫃底清潔。同時,又參考了洗衣機的離心脫水原理與彈簧原理,製造出了離心脫水桶,並進一步為圓形拖把加裝省力彈簧,解決了扭擠拖把接觸髒水的不便與費力耗時的麻煩。

這兩者功能的結合,成為了「好神拖」的原型設計。最終量產上市銷售全球,創造了數十億的年營業額,成為家庭中的必備清潔好物!

以上兩個案例皆是在生活應用情境中,透過了專案管理的思維與技巧,成功的達成了目標。一個提升了自身的廚藝能力,另一個則藉此開創了一番事業,專案管理技巧用得好,生活事業沒煩惱!

二、【學中做】學OTPR敏捷工作法,小職員也能在職場中導入PM的技巧

如果你只是一個小職員,學習過專案管理的概念與技巧,卻苦無職場上的實際經驗。我想跟你分享一個,就算不是專案經理,也能夠將PM技巧導入職場的妙招-學習OTPR敏捷工作法,應用PM能力執行工作周計畫,嘉獎升遷等著你。

OTPR敏捷工作法,是由商業思維學院創辦人 游舒帆 Gipi 所自創的一套敏捷工作管理系統。其中概念結合了專案管理與敏捷管理兩大核心,並發展成四個流程步驟。在此我將概略介紹其用途與目的,並教你如何應用於職場上。更進一步的詳細內容,歡迎參考商業思維學院的課程或者購買OTPR敏捷工作法此書。

O-目標管理Objective & Key Result,又稱OKR

        設定清晰且具體的組織/個人目標、長/短期目標

T-時間管理Time Managent

        運用科學化方法,有規則的排出優先順序

P-專案管理Project Management

        運用專案管理技巧,擬訂可行畫,並做好應變準備

R-回顧、覆盤Retrospective

        回顧覆盤,從經驗中學習,讓自己持續精進

OTPR又稱為週迭代,將每一週都視為一個專案,進行目標、時間、專案、與覆盤的管理循環,持續改善並精進自己的工作效率。而最有效且快速應用OTPR的方法便是套用在個人行事曆之中。具體操作方式如下:

專案規劃、盤點不確定性

每週日晚上,設定下週目標並將工作事項以小時為單位排進行事曆。過程中,你會需要思考每項工作所需耗時、優先序、彼此間相互連帶關係、利害關係人等。同時也能識別出不確定性的風險有哪些。

排除不確定性:

列出不確定性風險後,進行追蹤控管並盡可能地消除不確定性,同時一併檢視目前週行事曆的預留彈性時間有多少,掌控整體風險。

處理變更:

遇到變更事項,先評估重要性與影響度,再決定處置方式。

回顧覆盤:

一週結束後進行週覆盤,檢視過去一週的計畫與實際成效之差異,盤點出具體原因與改善方法,並與前一週之紀錄做對比分析,再進行下週的目標設定。除了以週為單位的覆盤檢視,也可以日為單位做日覆盤,持續改善精進。

學會應用OTPR敏捷工作法,讓每一週的行事曆都能成為一個專案,再經過一次次的迭代與優化,對PM技巧的掌控將如魚得水,相信你的職場工作能力也會隨之進步,嘉獎與升遷的機會就在不遠處!

三、【自己做】將PM技巧應用於學習/興趣/求職面試,累積Side Project作品集。

其實只要掌握PM技巧,處處都可以形成一個專案。不管未來職涯規劃是否與專案經理相關,你都可以透過創造Side Project的形式為自己的職場能力與作品集加分。

用Side Project提升職場能力,增加被看見的機會。

以我自身為例,過去在信義區某商場負責過招商的工作,同時我也在網路上成立了一個餐飲創業交流會,建立餐飲社群的凝聚性與資訊交換及廣告曝光管道,減輕工作上主動招商開發、電話連繫的繁瑣。

更因為對餐飲社群的接觸與商場的工作經驗,並參與社員間的問題討論,發現多數餐飲業者都對品質標準化、數位行銷轉型、商品庫存有共同的煩惱,而這讓我延伸出了一個新的創業想法-冷凍食品群眾集資電商平台,解決標準化生產、先銷售後生產與商品庫存的問題。並利用閒暇之餘製作了一份創業簡報與介紹影片。

這些Side Project的執行,其實更多的出於興趣或者新的嘗試,過程之中我蒐集許多行業資料、對產業有了更深的認識、同時也精進了簡報製作與影片剪輯的能力。而這些都幫助我取得主管對我能力的肯定與賞識,同時也成為我日後求職與個人能力進步的養分。

用Side Project做為你求職面試的必殺技

另外,你也可以嘗試在求職的過程之中,利用客製化Project的形式,表現自己能力的同時讓面試官印象深刻,並且掌握面試主導權。

在我的觀點中,求職面試更像是一場商業談判,只有雙贏才是贏。一般來說談判的過程中經歷四個階段:建立信任、目標共識、價值互惠、協商議和。而能夠掌握談判主導權的通常為相對優勢方。

換言之,這就好像面試過程中的自我介紹、職涯規劃、能力證明、薪資協商。但在面試中的主導權,通常都掌握在面試官手上,但或許,我們能夠透過Side Project讓主導權掌握在自己手中。

讓我們代入PM思維,思考如何把面試準備做成一個Project

啟動:釐清目標

以個人職涯發展志向及爭取到期望薪資作為面試求職的最終目標。但Offer決定權在公司,所以思考上要優先符合對方的期待,也就是展現個人能力符合JD需求。通常JD包含三種敘述,分為工作內容、能力要求、加分項目。原則上公司透過面試來考核你這三項標準,決定最終Offer。

規劃:展現個人能力與JD相符性,以及自身特別優勢。

我們可以比對JD描述的內容與個人的優勢能力,找到重疊的部分作為策略的切入點,並評估面試準備期有多久,擇一進行最小可行性的規劃專案。其中核心關鍵在於,站在面試公司的立場思考,並直接提供對方可用價值。舉例:貴司產業競爭分析與競爭策略提案、貴司產品優化建議提案、消費者痛點分析與行銷發展策略等。

執行:紀錄準備過程與思考模式

根據所設定著專案進行準備,更重要的是記錄下準備過程與思考方式。這個專案的產出結果並不是真正的目標,面試結果才是。

而你所做的是透過專案的執行準備過程,展現你具備該職務的能力以及學習進取、主動提供價值的工作態度,增加面試通過機率。但仍必須要有一個可展示的最小可行性專案的產出,建議以問券調查及簡報為主。

驗收自我介紹時主動爭取表現機會並引導面試聚焦在專案準備上

最終的驗收結果就在於面試當天的呈現。你可以主動地、技巧性地在自我介紹的時間,提出你為面試所做的專案準備,以及希望展現給面試官看的提議。

當面試官對你的提議感興趣的時候,你就掌握了面試的主導權!盡可能地讓面試過程聚焦在你所準備的專案上,包括闡述專案發想、準備過程、困難、解決方法以此展現個人能力。

這會是你優於其他面試者的殺手鐧,因為你讓面試官的問題聚焦在你已經做好的萬全準備上,而這個準備,是其他面試者所沒有的。

想要提升自我訓練,精進自己的專案管理能力。自己做,永遠是你最好的選擇!真正行動去嘗試試錯,並從中累積成果與持續優化,將會是你成長過程中的最佳養分!

以上就是我所分享的關於如何透過自我訓練,精進專案管理的能力的三種方法。下面,再為你做一次重點回顧整理。

【做中學】從生活案例情境中代入PM的技巧,到哪都能實際應用。

【學中做】學OTPR敏捷工作法,小職員也能在職場中導入PM的技巧。

【自己做】將PM技巧應用於學習/興趣/求職面試,累積Side Project作品集。

四、學習、實作、職場面試,三個願望一次滿足

我們都知道,時間是寶貴且有限的,而人都是懶惰的。不知道還有沒有其他更有效率地方法,能夠一次滿足專案管理的學習、實作與求職應用的三個願望?

幸運的是,還真的有!

如果你想一次滿足三個願望,我很推薦你參加商業思維學院的專案管理學程,並且報名專案管理學習營。在專案管理學程中,會針對專案管理的技巧與應用做更詳盡的基礎介紹與進階應用,讓你更全面的聽得懂、學得會、用得上。

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