一碗泡麵的時間,教你認識《專案管理》的基本概念

by Tedyu
其實絕大多數的人都已經懂得運用專案管理的技巧了,只是你自己並不知道。

你煮過泡麵嗎?試著想想在煮泡麵的這五到十分鐘之間,你究竟要做哪些事情?

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專案管理 Project Management , PM

拆開一包滿漢大餐蔥燒牛肉麵,滾水、加調味包、下麵、打顆蛋、加青菜、起鍋裝碗,新一代中華料理特級廚師就此誕生!而就在這麼簡單的過程之中,你其實已經應用了專案管理中WBS ( Work Breakdown Structure) 任務拆解與排程的基本技巧。

原來,專案管理簡單的讓人出乎意料,是吧?

其實不是的。「做得到」跟「做得好」是有區別的,公司之所以願意給予豐厚的薪酬,聘請一個經驗豐富且能力出色的專案經理,其中必定有他的價值。下面的內容,我想和你分享關於專案管理的三個事情並贈送你一個學習大禮包,讓你對專案管理有更完整的基本認識:

  1. 什麼是專案管理?
  2. 為什麼人人都要學專案管理?
  3. 專案管理的四個階段與流程
  4. 專案管理學習大禮包贈送

【什麼是專案管理 】

專案管理是將管理的知識、方法與工具運用於專案上,確保專案能如期、如質、如預算的完成。當中涉及人、事、物的管理、規劃、控制與校正,是一套有效完成工作的知識體系。(節錄自商業思維學院-專案管理學程)

更簡單的說,專案管理是指對特定的目標,在有限的資源與條件下,運用管理的智慧,有效率的完成計畫中的目標。

【為什麼人人都要學專案管理】

我又不打算做專案經理,為何我要學專案管理?

所謂的專案,是指具有特定目的、資源與時效性的任務。其實,專案存在我們生活中的方方面面,從煮一碗泡麵、安排一場約會、準備一次面試,到籌備一場會議、開設一門線上課程、制定公司年度目標,都屬於專案的一種。

關鍵在於,你如何有效率的完成專案目標,從而創造最大的價值。學好專案管理的技巧,你可以應用在學校、生活、職場乃至於人生規劃。所以,人人都應該學會專案管理!

【專案管理的四個階段】

我們把專案從開始到結束的過程,切分為四個階段,分別是「啟動、規劃、執行、驗收」。

一、啟動階段:定義問題,釐清目標與需求

行動的開始,要先明確目標方向與目的,以終為始。透過拆解專案的4W2H1R,清楚定義問題並釐清目標與需求。同時,識別出專案相關的利害關係人,並查核其利害關係與需求,以利後續專案進行。這個階段必須具備逆向思考與向上溝通的能力,不斷的透過問題的逆向思考(豐田五問法),去找到目標背後真正要解決的問題核心,羅列出可能涉及的細節問題並向上層主管溝通,確認想法、目標與需求的一致性。

  • Why-為何做?要解決的問題?要達成的目標?
  • What-做什麼?包含哪些事?不包含哪些事?
  • When-何時開始?何時交付?時程安排?
  • Who-誰參與?向誰負責?責任分工歸屬?
  • How-怎麼做?用甚麼方法?
  • How many-有多少資源?預算/時間/人力/贊助/合作?
  • Risk-有什麼風險?

二、規劃階段:策略思考,規劃專案該做些什麼事

用策略思考規劃專案,降低執行中的風險並提高綜效。當我們釐清問題、明確目標方向,便可開始著進入規劃階段。一個問題的解法可能有千百種,但能有效解決問題、滿足利害關係、控制風險同時創造利益最大化,是衡量一個PM價值與專業的關鍵,而這樣的企劃能力,我稱之為策略性思考。同時在規劃階段中又會細分出四個流程:草擬規劃、消除不確定性、初步提案、展開WBS進行任務排程。

  • 草擬規劃-策略規劃並識別出不確定性,基本上4W2H1R就已具備規劃雛型了
  • 消除不確定性-尋找資訊或資源,溝通並確認,排除不確定風險
  • 初步提案-建立可執行具體計畫,向上溝通確認執行共識
  • 展開WBS-Work Breakdown Structure將專案拆解成具體細項並訂出排程與應交付成果

基本上,在專案啟動與規劃階段的,會投入相對多的時間與心力,同時也最能凸顯PM角色的重要性與價值。畢竟一開始的決策方向與專案企劃內容對最終成敗占比的影響最大,而計畫的周延顧全與詳細程度,則影響著後續執行與驗收階段的有效性與流暢度。

三、執行階段:推進並監控進度與風險,變更管理與危機應變處理。

以精準執行推行進度為軸心,監控專案過程的風險與進度。PM需掌控執行進度的推進,其中不乏人事、財務、風控、品管、利害關係、溝通管理等技巧,可說是管理技巧的綜合應用。執行中可能面對各種內部、外部的突發變更、利害關係的干擾變動,阻礙專案進展,需做好監控並即時處理。包含事前防範、提早識別、快速應變、評估風險、回報通知並提出解決方案。在管理方式上,依照使用情境的不同,有瀑布與敏捷兩種主流管理方式。

  • 瀑布式管理:著重妥善規劃、按步執行。在資訊掌握充足、變化性較小且能夠掌握的情況下,相對經濟實惠。
  • 敏捷式管理:強調小步試錯,大步前進。面對高度不確定性的時候,逐步實施、分次進行、不斷試錯吸取回饋、快速迭代是相對保險的方法。

四、驗收階段:交付驗收,最終成效檢討與改進方法

確認交付成果,覆盤驗收並紀錄留存。每一次專案的結束,都是一次快速成長的養分。在任務規劃WBS時確立出應交付成果,並於執行階段依序交付。驗收階段則須確保交付成果的完整性,通常以逐步交付、分次驗收及動態調整的方式控制專案風險與變更。最終統籌這些交付物與專案成效進行覆盤評估,並留存紀錄做為日後參考借鏡的資料。

  • 制定明確的允收準則:條件要求、交付物、成效評估KPI
  • 規劃逐步交付:安排階段性的驗收成果、制定驗收負責人

以上,就是針對專案管理進行的基本概念介紹。

但其實,專案管理的領域博大精深,涵蓋了多個專業知識與綜合能力的應用,一名專業的高階專案經理能獲得豐厚的薪酬,同時也能為公司創造非常高的價值。而專案管理的能力,在人生各個階段與領域,舉凡學校、家庭、生活、職場間裡都能夠應用的,可以說是成為一個價值工作者與理想生活家的基礎能力。

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